Prévoir le pire

1 mai 2019

Quel titre effrayant! Moi, qui suis un éternel optimiste, je déteste d’avoir à envisager des scénarios défavorables. Ce n’est pas dans ma nature de voir le négatif plutôt que le positif. Et pourtant, ma vie a été transformée à jamais lors d'une hospitalisation récente où j’ai été diagnostiqué d’un blocage dans mon artère coronaire gauche. J’écris cette rubrique une semaine après ma chirurgie. Ma récupération avance et je me sens bien. Heureusement, l’obstruction artérielle a été détectée à temps et mon cœur n'a pas subi de dommage permanent. Le pronostic à long terme est favorable, ce qui me permettra de reprendre une vie normale pourvu que je suive un régime d’alimentation, d’exercice et de médicaments approprié.

Demandez à quiconque qui ait passé des semaines à l’hôpital sans savoir si sa condition était bénigne ou grave et je suis sûr qu'il vous dira que l'esprit s'emballe et que tous les aspects de la vie sont réévalués : la famille, les erreurs passées qu’on s’engage à ne plus commettre si on s’en sort et enfin, mais pas moins important, la carrière professionnelle. Certainement, plusieurs d’entre vous qui lisez cet article êtes en position d’autorité : gestionnaires, contremaîtres, entrepreneurs, etc. Tous les jours vous prenez des décisions qui non seulement déterminent la façon de mener les affaires mais qui affectent aussi la vie de ceux et celles qui travaillent pour vous et avec vous. Comme résultat de cette expérience et à la suite de mes entretiens avec nos fantastiques équipières à Ottawa, il est devenu clair que, malgré notre réticence naturelle à affronter ces pensées, il est indispensable de mettre en œuvre des plans dans l’éventualité où notre vie quotidienne devienne compromise et que nous ne puissions plus remplir nos fonctions habituelles. 

Fort probablement, vos processus de manufacture comptent sur une ou deux personnes capables de réaliser des tâches spécifiques, et cela dans le but de pouvoir remplacer les employés qui, un jour ou l’autre, pourraient être absents. Voilà une bonne planification. Mais vous êtes-vous déjà demandé(e) ce qui se passerait si c’était vous qui manquiez au travail, si c’était vous qui vous trouviez empêché(e) de participer à vos activités professionnelles pendant une longue période? Êtes-vous préparé(e)? Est-ce que quelqu’un peut vous remplacer? Est-ce quelqu’un est au courant de vos activités quotidiennes? Pour beaucoup d’entre nous, notre travail ou nos entreprises sont comme des enfants. Nous en sommes fiers, nous les aimons, nous les tenons près, nous prenons des décisions autonomes sur leur fonctionnement et souvent nous gardons ce que nous en pensons pour nous. Et c’est justement ce manque de prévision qui risque de les nuire.

Nous avons tous, sans doute, notre opinion personnelle sur les limites jusqu’où l’information doit être partagée avec le personnel clé. Pourtant, je suis persuadé que, afin de juger votre degré de préparation en cas d'absence prolongée, il est fortement convenable de les consulter à ce sujet. Nous reviendrons sur ce processus de consultation bientôt, mais pour l’instant il m’a semblé approprié de demander à Lori et à Stéphanie comment elles se sont senties pendant cette période. Étaient-elles préparées pour un événement de cette nature? Qu’est-ce qu’elles ignoraient et qui leur provoquait des appréhensions au cas où elles devraient s’en occuper? Comment est-ce que j’aurais pu mieux les préparer? Quelles sont les informations clés qui doivent être partagées et quelle est la meilleure façon de le faire?

J’espère que leur expérience aidera certains d’entre vous à examiner vos opérations, à prendre distance et à vous préparer à toute éventualité au cas où vous devriez faire face à une absence imprévue.

Disons que… pour une équipe de petite taille comme la nôtre, affirmer que les dernières semaines nous ont ouvert les yeux est peu dire. Évidemment nous ne nous attendions pas à recevoir un appel de Scott nous informant qu'il avait été hospitalisé en raison de "possibles" problèmes cardiaques. Et pour ceux d’entre vous qui ne le connaissez pas, même depuis son lit d’hôpital il nous disait qu’il devait encore prendre contact avec plusieurs personnes pour leur avertir de son absence. Cher Scott, je crois bien que tu peux déléguer ça à nous! Il est comme ça notre Directeur Général. Ce n’est pas dans sa nature de penser à lui avant quoi que se soit, le travail inclus. Bon, et pour ceux qui ne nous connaissent pas, nous ne sommes pas le genre de personnes à rester assises sans lui « insister tendrement » qu’il doit arrêter de brûler la chandelle par les deux bouts et limiter le nombre d'heures travaillées chaque jour. 

Ceci nous a fait prendre conscience de plusieurs façons. Tel que Scott a remarqué précédemment, personne ne veut « prévoir" le pire, mais ce sont ces circonstances là qui prouvent l’importance de le faire. Bien évident, nous n’avons pas éprouvé la même peur que Scott, mais nous avons quand-même ressenti l'incertitude autour de son état de santé et du résultat de sa chirurgie. Nous ne sommes pas différents d'autres boites de notre taille, mais notre situation s’écarte énormément de celle d'une large entreprise qui compte sur plusieurs employés pour gérer un certain département ou dont les équipes de gestion opèrent à différents niveaux. Nous sommes uniques dans le sens que Scott ne travaille pas physiquement avec nous, ce qui ajoute des complexités à notre quotidien, mais ceci ne nous a pas empêchés de développer un environnement de travail familial. 

Cette expérience nous a montré combien il est nécessaire de mettre en place un plan et des procédures pour faire face au pire, non seulement pour Scott mais pour nous tous. Cette fois, c’était le tour de Scott, mais que se passerait-il si Lori, notre seule gestionnaire de paie, devait prendre un congé de maladie? La communication et la planification acquièrent alors une toute nouvelle dimension pour une équipe de petite taille. Voici quelques-unes des questions auxquelles nous avons dû réfléchir:

  • À quoi travaillait-il? Est-ce qu’il y a des dates d’échéance pour ses activités/projets?
  • Qui va reprendre ses fonctions?
  • Qui prendra les décisions pendant son absence?
  • Comment faut-il traiter les informations confidentielles?
  • Comment peut-on assurer l’accès et/ou le partage de documents?
  • Est-ce que nous avons les numéros des personnes à contacter en cas d’urgence?
  • Sommes-nous préparés pour utiliser des services bancaires en ligne et disposons-nous d’un pouvoir de signature?
  • Devrions nous être préparés pour accéder à distance en cas d’urgence?

Pour citer un exemple de perturbation pendant l’absence de Scott, l'obtention des données pour déterminer la tendance des prix du bois est une tâche mensuelle que personne d'autre ne réalise. Qui est-ce qu’il contacte? Ses sources seraient-elles prêtes à partager ces données avec quelqu’un d’autre? Faut-il être un expert dans l’industrie du bois pour poser les questions correctes?  Et dans un autre ordre d'idées, a-t-on soulevé des problèmes concernant le Programme TC? Qui a le pouvoir pour prendre les décisions?  Est-ce que nous disposons de tous les documents dont nous avons besoin et sont-ils stockés dans le nuage pour les rendre accessibles?

Lors de cette prise de conscience, nous avons senti le besoin d’être les gardiennes devant la porte de Scott. Nous avons dû même le forcer à nous dire s’il avait des problèmes à régler avec quelqu’un afin de pouvoir lui demander de le laisser tranquille pendant a certain temps. Au début nous avons senti que nous devions l’isoler de toutes les activités professionnelles, courriel et téléphone compris. Mais alors que le temps passait et sachant qu’il devait s'ennuyer, nous avons décidé de le laisser recevoir des appels téléphoniques et s'occuper de quelques tâches mineures afin qu'il se sente utile. Mais ceci nous mène à un problème que nous n’avons pas encore résolu : la peur de lui causer du stress et qu’il soit trop absorbé par le travail maintenant qu'il est de retour. Qu’est-ce une quantité de travail prudente et appropriée pour son retour? Combien de tâches et de projets devrions-nous lui rappeler?

Sans doute ce genre de conversation n’est pas des plus agréables, mais croyez nous, il faut absolument les tenir. La plupart des gens prévoient de telles situations et se préparent pour les affronter avec leurs familles. Et pourtant, quand il s’agit de notre travail, nous avons tendance à penser que nous ne manquerons jamais, sauf pour partir en retraite. Nous avons eu de la chance que cet évènement nous ait fait prendre conscience et que Scott évolue favorablement. Nous avons maintenant la possibilité de planifier pour l’avenir, et nous croyons sincèrement que vous devriez faire de même.

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