Une non-conformité désigne un manquement à se conformer à une exigence précise. Il y en a trois catégories : majeures, mineures ou sous forme d’observation. Elles sont toutes trois décrites ci-dessous.
Lorsqu’une non-conformité est identifiée, l’inspecteur émet un constat écrit de non-conformité contenant les renseignements suivants : la non-conformité, les mesures correctives nécessaires et s’il y a lieu ou non de procéder à une nouvelle inspection. Cette nouvelle inspection est aux frais de l’établissement (500$) et ne s’effectue qu’en cas de non-conformité majeure.
Les non-conformités peuvent entraîner une suspension du Programme TC ou l’annulation de l’enregistrement si elles se répètent, ou encore si elles compromettent l’intégrité du Programme TC.
Non-Conformités Majeures
Elles désignent des non-conformités qui compromettent l’intégrité du Programme TC.
D-13-01 fournit les exemples suivants:
- Des établissements fonctionnant avec des changements significatifs à leurs procédures et conditions pour le séchage à l'étuve qui n'ont pas été approuvé par une agence accrédité par le CLSAB ou un auditeur tiers approuvé par l'ACIA.
- Les mesures correctives pour des non-conformités identifiées au cours d'audits précédents n'ont pas été implémentées.
- Les produits de bois réglementées destiné pour le marché hors frontières ne sont pas conformes aux normes phytosanitaires (c.-à-d. 56˚é 30 minutes) ou l'établissement inscrit au programme ne satisfait pas aux spécifications de traitements décrits dans leur manuel approuvé.
- Le matériel exporté ou désigné pour l'export ne satisfait pas les exigences phytosanitaires du pays d'importation.
- L'établissement a produit des certificats inappropriés (par exemple : les produits ne satisfont pas les spécifications décrits sur les certificats ou le certificat a été émis par une personne non autorisée, etc.)
- L'établissement n'a pas maintenu une séparation suffisante entre le bois traité et non traité.
- Les dossiers sont incomplets, ou ne permettent pas à l'agence accrédité par le CLSAB ou l'auditeur tiers approuvé par l'ACIA de compléter un suivi sur les produits exportés (par exemple : les dossiers de traitement sont absents, incomplets, etc. ou les certificats pour l'export ne sont pas maintenus, etc.)
- Un envoi a été assemblé de produits en bois qui ne satisfont pas les normes de traitements ou qui ont été obtenu par un établissement qui n'est pas inscrit au programme de TC.
- Formation insuffisante pour les employées responsable pour l'implémentation des procédures.
Non-conformités mineures
Elles désignent des incidents isolés qui n’ont pas de répercussion sur l’intégrité des MEB et qui peuvent être corrigés dans un délai précis.
Voici des exemples tirés du D-13-01 :
- Un établissement fonctionnant avec des changements mineures dans leur procédures qui n'ont pas été approuvés par à l'agence accrédité par le CLSAB ou l'auditeur tiers approuvé par l'ACIA.
- L'établissement n'a pas suivies les procédures (ou ont été mal suivies) pour la documentation ou la production de certificats. Les procédures ne sont pas claires.
- Un employé de l'établissement responsable pour l'implémentation de procédures de qualité ne connaît pas les spécifications phytosanitaires se rapportant aux activités qu'il effectue.
- La séparation ou identification de bois traité et non traité est inadéquate, par contre l'intégrité du produit prêt pour l'export est inaffectée.
- La formation des employés n'a pas été complétée ou les dossiers de formation n'ont pas été maintenus.
- L'établissement inscrit au programme n'a pas maintenus la documentation des audits précédents.
- L'établissement n'a pas adressé des éléments identifié comme des observations d'un audit précédent.
Veuillez prendre note que cinq non-conformités mineures équivalent à une majeure.
Observations
Les observations sont des résultats qui sont problématiques, mais qui n’ont pas de répercussion sur les exigences phytosanitaires du Programme TC.
En voici des exemples :
- Numéro de page manquant dans le manuel.
- Annexes du manuel non étiquetées ou non numérotées.
- Tenue de dossiers inadéquate à l'établissement, mais dossiers essentiels à l'intégrité de la norme phytosanitaire (p. ex., dossiers de traitement complets, tenue de registres de traçabilité).
- Organigramme de l'établissement non mis à jour lorsqu'on apporte des modifications à la composition du personnel.
